Privacybeleid

Wie zijn wij

Kluslus is een applicatie van BKM Keukenmontage, Sint Paulusplantsoen 30, 2212 TH Noordwijkerhout, KvK 28083589, btw NL003457358B93. Vragen over uw gegevens kunt u stellen via antwoord@kluslus.nl.

Werkt u met Kluslus in opdracht van een opdrachtgever, dan is die opdrachtgever verantwoordelijk voor de gegevens van zijn klanten en zijn wij de verwerker. Een verzoek over de gegevens van een klant sturen wij daarom door naar die opdrachtgever.

Welke gegevens wij verwerken

Van u als monteur of kantoormedewerker: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw bedrijfsnaam, uw rol in de applicatie, welke klussen aan u zijn toegewezen, wat u heeft gerapporteerd, en een logboek van wie wat wanneer heeft gewijzigd.

Van klanten van de opdrachtgever: naam, het adres waar het werk wordt uitgevoerd, een eventueel afwijkend factuuradres, telefoonnummer, e-mailadres, het referentienummer van de order, de inhoud van meldingen over het werk, en foto's en video's die bij de klant thuis van het werk zijn gemaakt.

Van opdrachtgevers die uw rapporten ontvangen: de bedrijfsnaam, het algemene e-mailadres en hoeveel rapporten dat bedrijf via Kluslus heeft ontvangen. Nooit gegevens van de klanten van dat bedrijf.

Als u een opmerking inspreekt: die geluidsopname gaat naar onze leverancier voor spraakherkenning, die er tekst van maakt. Alleen die tekst bewaren wij, de opname zelf niet. Geluid dat u met een video opneemt hoort bij dat bestand en blijft dus wel bewaard.

Als u een probleem in de applicatie meldt: uw beschrijving, en een schermafdruk van het scherm waar u op dat moment stond. Die afdruk maakt de applicatie pas als u op het vraagteken tikt, u ziet hem voordat u iets verstuurt, en u kunt hem met één tik weghalen. Er kunnen klantgegevens op staan, dus hij komt in een afgeschermde opslag waar alleen wij bij kunnen.

Wij verwerken geen bijzondere gegevens zoals gezondheid, geloof of afkomst. Een foto van een woning kan onbedoeld iets over de bewoner prijsgeven; daarom fotografeert een monteur uitsluitend het werk, niet de bewoner of diens spullen.

Hoe wij ze krijgen

Doordat u ze zelf invult, doordat de opdrachtgever een order of werkbon aanlevert, doordat een opdracht per e-mail binnenkomt op een adres van de applicatie, en doordat u tijdens een klus foto's, video, een gesproken opmerking of een handtekening vastlegt. Bij het opnemen van beeld of geluid ziet u altijd op het scherm dat de opname loopt.

Waarvoor wij ze gebruiken

• Het registreren van montage- en serviceklussen, en het automatisch uitlezen van orders, werkbonnen en e-mails.
• Het toewijzen van klussen aan monteurs en het informeren van die monteurs per SMS, e-mail of pushbericht.
• Het vastleggen van de uitvoering en de oplevering, inclusief foto's en meldingen.
• Het terugkoppelen aan de opdrachtgever en de klant met een opleverrapport.
• Het bewaren van de historie per adres, zodat bij een latere melding terug te vinden is wat er eerder is gebeurd.
• Het beheren van toegang, en het onderhouden en oplossen van storingen in de applicatie.
• Het maken van geaggregeerde, niet tot een persoon herleidbare cijfers over het gebruik van de applicatie, bijvoorbeeld een gemiddelde montageduur of het aantal restpunten per merk, om de applicatie te verbeteren.
• Het benaderen van opdrachtgevers die rapporten van monteurs ontvangen, om hun Kluslus aan te bieden, en het benaderen van u als monteur over Kluslus. Dat doen wij op grond van gerechtvaardigd belang: de app is gratis voor monteurs, en dit is hoe wij dat mogelijk maken. Klussen van een opdrachtgever voor wie wij als verwerker werken gebruiken wij hier niet voor.

Wij tonen geen advertenties en wij verkopen uw gegevens niet. Zij worden ook niet gebruikt om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen, en dat staat wij onze leveranciers ook niet toe.

Met wie wij ze delen

Alleen met de partijen hieronder, die de applicatie mogelijk maken. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten die dezelfde bescherming eist als in dit beleid staat.

De database en de opslag staan in Ierland. Vijf verwerkingen gaan naar de Verenigde Staten: het uitlezen van documenten, het omzetten van ingesproken tekst naar geschreven tekst, het versturen van e-mail, de vraag die u aan Kluslus-hulp stelt (met uw toestelsoort en de appversie erbij), en het doorgeven van meldingen aan de app op uw toestel. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bij een melding in de browser is de inhoud versleuteld en niet leesbaar voor de pushdienst. Bij een melding in de app is de tekst wel leesbaar voor Expo, Google en Apple.

Hoe lang wij ze bewaren

• Klussen, meldingen, opleveringen en foto's: zolang de opdrachtgever Kluslus gebruikt. De historie per adres is de kern van de dienst: bij een melding over werk van drie jaar geleden moet terug te vinden zijn wat er toen is gedaan.
• Uw account: zolang u toegang nodig heeft. Verwijdert u uw account, dan verdwijnen uw persoonlijke gegevens. Uw naam blijft in het logboek staan bij handelingen die u heeft gedaan, zodat traceerbaar blijft wie wat heeft vastgelegd.
• Logboek van handelingen en de verzendgeschiedenis van e-mail en SMS: zolang de opdrachtgever Kluslus gebruikt. Deze regels horen bij de klus waar zij over gaan: bij een vraag of een rapport is verstuurd, en wanneer, moet dat terug te vinden zijn.
• Een melding over de applicatie, en de schermafdruk daarbij: zolang die melding bewaard blijft, zodat een terugkerend probleem te herkennen is. Wilt u de schermafdruk eerder weg, vraag het ons dan, dan halen wij hem weg.
• Bedrijfsgegevens van opdrachtgevers die wij mogen benaderen: tot de opdrachtgever zich afmeldt, en uiterlijk twee jaar na het laatste rapport.
• Na afloop: stopt de opdrachtgever met Kluslus, dan worden alle gegevens binnen dertig dagen verwijderd. Back-ups die op dat moment nog bestaan verdwijnen binnen de gewone rotatie daarvan.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen, de verwerking laten beperken en bezwaar maken. Ook mag u ons vragen uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te leveren.

Uw account verwijderen kan zelf. Werkt u op kantoor in de browser, dan staat de knop onderaan bij Mijn gegevens. Gebruikt u de app op uw telefoon, dan staat hij in het accountmenu, achter de knop met drie streepjes bovenin. Heeft u de app niet meer, gebruik dan de pagina account verwijderen.

Toestemming intrekken. Voor pushberichten en SMS regelt u dat zelf onder Mijn gegevens. Wilt u een andere verwerking stopzetten, mail dan antwoord@kluslus.nl; wij reageren binnen dertig dagen. Wil een opdrachtgever niet meer benaderd worden, dan volstaat een mail aan antwoord@kluslus.nl. Bent u het oneens met hoe wij het oppakken, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij ze beveiligen

Inloggen gaat met een code of een inloglink die wij naar uw e-mailadres sturen, of met een Google-account. Aanmelden kan iedereen. Alleen de accounts waarmee de app-winkels de applicatie beoordelen hebben een wachtwoord; dat slaan wij op in een vorm waaruit het niet terug te halen is. Gewone gebruikers hebben geen wachtwoord. Elke gebruiker heeft een rol en ziet alleen wat bij die rol hoort. Die afscherming zit in de database zelf, niet alleen in het scherm, en er draaien geautomatiseerde tests op die bij elke wijziging controleren dat zij standhoudt. Foto's en documenten staan in afgeschermde opslag en zijn alleen bereikbaar via een tijdelijke link.

Wijzigingen

Wijzigt er iets wezenlijks, dan passen wij dit beleid aan en werken wij de datum bovenaan bij. Komt er een nieuwe partij bij waarmee gegevens worden gedeeld, dan staat die in de tabel hierboven voordat de verwerking begint.